”De ce să plătesc lunar serviciile de evidență HR, când pot să apelez la un serviciu unic de restabilire anuală a documentelor de personal și să economisesc bani?”

Auzim des această întrebare. Din păcate, mulți manageri înțeleg cu adevărat care sunt beneficiile unei documentații corecte pentru angajați, doar după ce se aleg cu sancțiuni, care uneori costă mai mult decât prețul externalizării.

De ce se întâmplă acest lucru? În administrarea resurselor umane, trebuie să fii mereu la curent cu numeroase acte normative – legi, hotărâri de guvern sau modificări în codul muncii. Iar când ai propria afacere, se întâmplă uneori, sub povara unui program încărcat, să treci cu vederea mici detalii care te pot costa scump.

Și miza e destul de mare – orice încălcare se poate solda cu amenzi destul de usturătoare, dar și, automat, cu o scădere a reputației – atât la nivel individual, cât și organizațional.

”Învaţă repede din greşelile altora, că nu ai timp să le faci tu singur pe toate” zicea Freud. Ei bine, noi am realizat un studiu de caz și ți-am pregătit 3 erori pe care le întâlnim cel mai des în activitatea clienților noștri – greșeli care îi costă bani, timp, stres și ore de lucru în plus.

Greșeala Nr. 1

Calculul incorect al salariului

Situația: Să zicem că Elena are o companie de producție jucării moi. Ea are 10 angajați în administrare. Printre ei se numără Maria – o croitoreasă care activează de 5 luni cu salariul de 3000 lei.

Problema: Când a angajat croitoreasa, Elena nu știa că există un salariu minim garantat prevăzut de legislație pentru muncitorii calificati– acesta fiind de 3522, (față de 2935 pentru muncitorii necalificati) lei.

Dacă angajatul are calificare și pregătire, acestuia i se calculează salariul după anumiți coeficienți. E clar că firma nu i-a acoperit Mariei, timp de 5 luni, minimul prevăzut de legislație pentru funcția de croitoreasă.

Astfel, în cazul unui control inspectorul poate determina:

1. Lezarea dreptului la salariu, conform legislației (Maria a primit timp de 5 luni  cu 522 lei mai puțin);
2.  Recalculul salariului pentru toată perioada activității angajatului;
3. O penalitate de întârziere;
4. În cazul unui litigiu de muncă, Elena riscă să mai primească și o penalitate plătită statului.

Care este costul acestei greșeli:

– Bani. Elena va achita toate amenzile și sancțiunile indicate de inspector;

– Timp și efort. Este nevoită să corecteze toate actele, acordul suplimentar la contract privind modificarea, bilanțurile contabile – lucru care necesită mult timp și efort;

–Reputația. Asemenea situații ridică întrebări și nemulțumiri din partea angajaților, o pune pe Elena într-o lumina proastă ca angajator, lucru care poate dezechilibra atmosfera internă în companie dar și poate condiționa demisii.

Greșeala Nr. 2

Scăpări în calculul concediului.

Situația: Revenim la afacerea Elenei. Ea, fiind un antreprenor mic, este nevoită să gestioneze de una singură activitatea tuturor angajaților. Elena știe că la finele fiecărei luni trebuie să ducă evidența timpului de muncă al fiecarui angajat. Din lipsă de timp, însă, îi scapă unele erori.

Problema: Angajatul Grigore și-a luat concediu pentru perioada 14 – 31 august. Conform legislației, anual, Grigore poate beneficia de 28 zile de concediu. Problema este că în această perioadă zilele lui de odihnă s-au suprapus cu 2 sărbători naționale – zile nelucrătoare pentru toți.

Respectiv, Elena i-a calculat 18 zile de concediu, pe când ar fi trebuit să îi indice doar 16.

Calculul incorect al concediului acordat duce la un calcul incorect al îndemnizației și, prin urmare, a soldului pe concediu.

Care este costul acestei greșeli:

Concediul de odihnă este unul dintre cele mai importante drepturi de care se bucură un salariat.  Garantat tuturor angajaților unei companii și reglementat de Codul Muncii, concediul de odihnă nu face obiectul cesiunilor, renunțărilor sau limitărilor de orice fel.

 

– Lui Grigore i s-a încălcat dreptul la concediu de 28 zile;

– Elena va trebui să modifice din nou toate documentele, să facă recalcule și să achite îndemnizația;

– Neconcordanțele în tabelul de evidență pot duce la sancțiuni.

Greșeala Nr. 3

Acte perfectate în zile de sărbătoare nelucrătoare

Situația: Elena a depistat niște modificări în Codul Muncii, care au intrat în vigoare pe 1 ianuarie, 2022. De aceea, a emis rapid un ordin de modificare a salariului unui angajat și un acord suplimentar la contractul de muncă, unde stipulează aceste modificări. Data de întocmire a documentului – 1 ianuarie, zi de odihnă.

Problema: În zilele de sărbătoare nelucrătoare nu se perfectează și nu se emit actele, inlusiv de resurse umane. Actul se întomește imediat în ziua următoare lucrătoare (conform regulamentului intern al organizației). Elena nu a știut să facă diferența dintre data emiterii actului și data intrării acestuia în vigoare – care pot să fie diferite.

Care este costul acestei greșeli:

În cazul respectiv există riscul ca inspectorul de muncă, în cadrul unui eventual control, să solicite confirmarea faptului că Elena a achitat un salariu dublu pentru acea zi de sărbătoare lucrată, cel puțin pentru angajatul departamentului resurse umane, care trebuia să activeze ca să întocmească acest ordin.

Care este soluția? Cum să nu comiți și tu asemenea greșeli?

1. Pentru început, abonează-te la monitorul oficial și fii cu ochii pe toate modificările legislative care au loc;
2. Cunoaște Codul Muncii și Legea salarizării HOTĂRÂRE Nr. 743 din 11-06-2002 cu privire la salarizarea angajaţilor din unităţile cu autonomie financiară;
3. Externalizează serviciile de HR către firma noastră, iar problemele şi riscurile legate de managementul resurselor umane se vor diminua considerabil.

 

La HR Portal preluăm tot managementul documentelor și avem în vedere alinierea lor cu ultimele modificări legislative. Scapă de birocrație și de grija modificărilor în legislație. Noi ne asumăm contractual responsabilitatea pentru procesele preluate, asistăm la vizitele organelor de control și reprezentăm interesele companiei tale.

Găsește AICI  mai multe informații despre activitatea noastră și cum te putem ajuta să îți duci afacerile liniștit și fără griji.

Date de contact:
Site: www.hrportal.md
Telefon: (+373) 022 920-808 / (+373) 60840041
Email: [email protected]